Oferecer atendimento ao cliente pode ser um desafio, principalmente para quem precisa lidar com um grande fluxo de mensagens através do Whatsapp Business.
E embora algumas pessoas não saibam, é profissionalizando o atendimento que você tem mais chances de conquistar seus clientes e torná-los mais fiéis a sua marca.
Clientes fiéis são aqueles que voltam a fazer negócio com você e fazem um marketing indireto para amigos e parentes, ou seja, trazem muitos benefícios para o seu negócio.
Pensando nesse cenário, é preciso investir em melhorias na qualidade do atendimento e torná-lo profissional para que você seja capaz de observar que esses resultados também irão influenciar a sua receita positivamente.
Portanto, se você já utiliza o Whatsapp Business para oferecer atendimento, deseja conquistar novos clientes e garantir ainda mais vendas para o seu negócio, esse artigo é para você.
Pois, iremos apresentar algumas estratégias que você pode utilizar para aprender a como profissionalizar o atendimento no Whatsapp Business.
Aprenda as estratégias para profissionalizar seu atendimento
Além dos recursos que o Whatsapp Business oferece, para quem utiliza a plataforma, existem também algumas boas práticas estratégias que você pode adotar para qualificar o seu atendimento.
Por isso, separamos algumas das principais estratégias para que você as conheça e saiba como aplicá-las para tornar o seu serviço de atendimento mais profissional e qualificado.
Organize seu perfil no Whatsapp Business
O primeiro passo antes de começar a atender seus clientes, depois de ter criado a sua conta no Whatsapp Business, é aplicar a identidade visual do seu negócio ao seu perfil.
A identidade visual é um conjunto de elementos, como o logo, nome da sua loja virtual e outras informações que permitam que o seu público possa identificar com quem ele está falando.
Se você já criou a sua loja virtual e já oferece o serviço de atendimento, é bem provável que você já tenha criado um link do Whatsapp e divulgado nos canais oficiais da sua empresa.
Divulgar o seu link de Whatsapp torna possível que alguns clientes cheguem a sua loja diretamente pelo Whatsapp através do compartilhamento desse link.
Por isso, é importante que você preencha as informações essenciais de perfil no Whatsapp business, para que esses clientes saibam que estão se comunicando com um canal oficial da sua loja.
Dentre um dos elementos mais importantes, destacamos a foto de perfil, dê preferência por utilizar o seu logotipo, ao invés de fotos de produtos ou imagens aleatórias, pois esse elemento irá contribuir para que o público consiga te identificar.
Preencha os outros campos com atenção, no Whatsapp Business é possível escolher e determinar qual é a categoria que o seu empreendimento se encaixa.
Também deve preencher o campo com dados como o site da sua loja e o email de contato, e principalmente, não esqueça de preencher os horários que você estará disponível para atender os seus clientes.
Mantenha uma linguagem padrão
Para tornar o seu atendimento mais eficiente através do Whatsapp Business, é indicado que você mantenha alguns procedimentos padronizados.
Padronizados no sentido de estabelecer uma comunicação que resulte em um atendimento semelhante para todos os seus clientes.
E não esqueça de manter o mesmo tom de voz que você utiliza com para promover o seus produtos também no seu atendimento.
Por exemplo, se a sua marca é do tipo acolhedora na hora de promover os produtos, tente transmitir esse mesmo sentimento durante as conversas pelo Whatsapp, mostre sua preocupação com o cliente.
Já, se a sua marca tem um tom mais solto e íntimo, o atendimento deve seguir o mesmo padrão.
Isso permite que o cliente associe melhor a sua marca com o atendimento e perceba o quão qualificado é o seu trabalho.
Esteja atento ao tempo de resposta
Alguns empreendedores não sabem, mas um dos motivos que levam os clientes desistirem de realizar uma compra online ou voltarem a fazer negócio com uma marca é a demora no atendimento.
Em um mercado altamente competitivo, os clientes não querem perder tempo esperando, pois sabem que podem conseguir um produto semelhante em um concorrente.
Por isso, ressaltamos que qualificar e profissionalizar o seu atendimento é responsável por conferir vantagens competitivas ao seu negócio.
Existem softwares que podem facilitar o seu trabalho principalmente se você não utiliza apenas o Whatsapp para prestar atendimento, como veremos no subtópico a seguir.
Alguns desses softwares permitem que você acompanhe o tempo de resposta de cada operador para ter um controle maior desse fator, que é tão importante para profissionalizar o seu atendimento.
As respostas automáticas também contribuem para que o cliente não fique esperando por atendimento por muito tempo.
Integre todos os seus canais
Como mencionamos anteriormente, se você oferece mais de um canal para atendimento, além do Whatssap Business, como as direct do Instagram, ou até mesmo um chat online no seu site, é importante não se perder entre as mensagens.
Certifique-se de que você não irá esquecer nenhuma mensagem nesses canais, pois elas podem ser possibilidades de fechar uma compra.
Você pode utilizar aplicativos que permitem que você tenha acesso às mensagens de múltiplos canais em apenas uma tela.
Dessa maneira, você pode ter mais segurança na hora do atendimento e se certificar de que não irá perder oportunidades de venda.
Através desses aplicativos também é possível distribuir tarefas para a sua equipe, pois as mensagens não ficam armazenadas no celular de cada membro e sim no próprio aplicativo.
É uma maneira de se certificar que você não vai deixar um cliente de lado e com isso aumentar a satisfação dos seus clientes de uma maneira geral.
Utilize as etiquetas do Whatsapp Business
As etiquetas são um recurso que permite que você categorize os seus clientes para saber quais são os clientes que têm prioridade de conversa.
Por exemplo, você pode separar os clientes por: Aqueles que ainda não fecharam uma compra, aqueles que demonstraram interesse em fechar uma compra e aqueles que estão te procurando para receber um atendimento pós-venda.
É importante que você priorize aqueles que estão buscando atendimento pós venda, pois muitas vezes eles são a fonte de comentários negativos em uma empresa.
Então não deixe de investir nesse recurso.
Esteja atento ao histórico de compras dos seus clientes
Embora os serviços de atendimento ao cliente sejam bastante procurados antes do cliente realizar uma compra, é o serviço pós-venda que mais ocupa o tempo dos operadores que prestam atendimento.
Ter em mãos o histórico de compras de cada cliente ajuda o operador a pensar em uma solução mais rápida e sem ter a necessidade de fazer as perguntas básicas.
Poupar o tempo da sua equipe e do seu cliente torna o seu atendimento mais profissional e ágil.
Para utilizar esse recurso e manter o histórico de compras dos seus clientes, você pode utilizar softwares de CRM que possam ser integrados ao Whatsapp Business.
Utilize o Status do Whatsapp Business
O Status do Whatsapp Business é semelhante a função Stories no Instagram, eles podem ser utilizados para compartilhar informações relevantes para o seu cliente.
Por exemplo, você pode exibir os seus produtos em promoção, pode postar feedbacks que tenha recebido recentemente, ou então dar avisos importantes como horários de funcionamento especiais.
Invista em autoatendimento
O Whatsapp possui um recurso chamado mensagens automáticas, e esse recurso permite que você configure respostas rápidas que podem ajudar a agilizar o atendimento.
Ele é configurado por meio de palavras-chave, e toda vez que um cliente seu enviar uma dessas palavras-chave, a resposta em retorno será aquela que você determinou.
Além disso, também é possível registrar uma mensagem de saudação informando quando você estará disponível para atender o seu cliente.
Utilizando esse recurso você diminui o tempo de resposta e melhora a satisfação dos clientes.
Seja breve e objetivo
A regra básica do atendimento ao cliente é reconhecer o problema ou dúvida do cliente, e em seguida focar em resolver e em apresentar as possíveis soluções.
Conversas longas e demoradas, com muitas etapas, podem resultar em um cliente estressado e impaciente, por isso seja objetivo.
Mas fique atento!! Ser objetivo não quer dizer que você deve apressar o atendimento, mas sim ser eficiente para entregar a solução que o seu cliente deseja.
Além disso, você deve fazer uso da personalização e também do atendimento humanizado com foco no cliente.
Chame o seu cliente pelo nome, não permita que ele fique esperando por horas e entregue a ele a solução que ele deseja.
Colete feedbacks sobre o atendimento
Por último, para saber mais sobre a qualidade do seu serviço é necessário conversar com o público, e entender quais são os pontos que ainda podem ser melhorados na visão deles, portanto, não deixe de coletar feedback.
Você pode enviar um questionário ao final de cada atendimento, e oferecer um brinde para aqueles clientes que fizerem o envio do feedback.
Essa é uma maneira de conhecer mais sobre os aspectos que você pode trabalhar futuramente para entregar uma qualidade de atendimento ímpar, além de mostrar que você realmente está preocupado em oferecer o melhor.
Invista em outras estratégias depois de profissionalizar o seu atendimento
Nesse artigo, citamos apenas algumas das possibilidades para quem deseja oferecer atendimento profissionalizar o seu atendimento e oferecer atendimento de qualidade.
Existem outros recursos, além dos quais citamos nesse artigo, que você também pode utilizar para melhorar a satisfação dos clientes e fazer um melhor gerenciamento do seu negócio, por isso não deixe de conhecer o JivoChat.
Além de atendimento, não esqueça que é necessário focar em estratégias de marketing para dar mais visibilidade ao seu negócio e também atrair novos clientes.
Boas vendas!
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